Cài đặt thông báo WordPress càng chi tiết bao nhiêu thì bạn sẽ càng dễ dàng quản lý website của mình bấy nhiêu, đặc biệt là bạn đang có một nhóm cùng quản lý một hay nhiều website.
WordPress mặc định sẽ chỉ gửi thông báo email cho duy nhất người chủ của website và chủ website lại đôi khi không phải là bạn.
Thêm nữa, email thông báo lại không quá đáng tin cậy bởi vì WordPress dùng PHP mail mặc định sẽ luôn đi vào hộp thư SPAM của bạn. Để đối phó, đương nhiên bạn cần SMTP để gửi.
Kể cả đã nhận được email vào hộp thư thì việc sàn lọc, sắp xếp, gắn nhãn không phải ai cũng biết và thường thì đa số sẽ để nó trôi luôn. Thông báo cũng như không thông báo!
Đó là trong trường hợp bạn là chủ website, với nhóm quản lý thì lại khác, bạn sẽ không nhận được bất cứ thông báo nào từ WordPress trừ khi bạn dùng chung Shared Mailbox hoặc Email Forwarding.
Nói thật, bạn quên email forwarding đi bởi vì nó rờm rà, không linh động và Gmail luôn chặn hoặc bắt bạn xác thực từng mailbox một. Cực kỳ lề mề.
Còn Shared Mailbox (hộp mail dùng chung) thì thường sẽ không thể phân loại rõ ràng và giao tiếp nội bộ để phân công xử lý là một CỰC HÌNH. Chỉ khi bạn dùng những dịch vụ cao cấp ở Shared Mailbox thì còn có thể, nhưng chi phí là không nhỏ.
Vì vậy, một giải pháp MIỄN PHÍ rất hoàn hảo phù hợp cho cả khi bạn đang tự quản lý website hay theo đội nhóm là dùng thông báo Slack cho WordPress. Đặc biệt hữu ích nếu bạn đang dùng WooCommerce để bán hàng.
Slack mạnh trong quản lý và tương tác nhóm, kết hợp với thông báo theo thời gian thực lại miễn phí. Bạn sẽ ít được chia sẻ về dạng thông báo này ở bất cứ đâu. Hãy bỏ túi tuyệt kỹ này và dùng cho toàn bộ website của bạn nhé!
Tạo kênh thông báo Slack cho mỗi website
Slack miễn phí và không giới hạn workspaces cho tài khoản, nghĩa là bạn có thể tách biệt từng website cho các kênh thông báo khác nhau tương ứng với từng tên miền khác nhau của bạn, hoặc bạn có thể gộp chung nếu muốn để khỏi chuyển qua chuyển lại. Rất tuyệt vời!
Slack gói miễn phí chỉ giới hạn số lượng apps và lịch sử tìm kiếm bên trong mỗi Workspace (sub-domain của Slack) cái mà hầu như sẽ không ảnh hưởng đến dạng thông báo này nên bạn có thể yên tâm. Dư dùng không cần phải lo.
Nếu bạn còn mới với Slack thì cũng đừng lo, tôi sẽ hướng dẫn bạn từ cách tạo tài khoản Slack bằng clip bên dưới. Nếu bạn chưa có tài khoản thì đăng ký tài khoản Slack mới tại đây.
Sau đó, bạn cần mời thêm đội nhóm mà bạn muốn cùng theo dõi tình hình website (tham gia vào workspace). Bạn cũng có thể cấp quyền theo dõi cho từng kênh riêng lẽ (Slack channel) nếu bạn muốn thay vì toàn bộ Workspace.
Slack thường dùng cho đội nhóm hay cộng đồng nên không phổ biến với người dùng phổ thông, nhưng là vua trong việc thông báo thời gian thực bởi vì ứng dụng di động của Slack cực mượt và đẹp. Liên kết với rất nhiều công cụ phân tích hay gửi báo cáo.
Cài đặt thông báo Slack cho WordPress
WordPress không thể gửi thông báo Slack nếu bạn không nhờ vào một plugin miễn phí tuyệt vời là Slack Notification by dorzki.
Đầu tiên bạn phải xác định muốn nhận các loại thông báo gì. Nếu bạn đang dùng WordPress cho viết blog thôi thì bạn cần quan tâm đến các kênh thông báo sau:
- Có bình luận mới
- Đăng nhập Admin Login thất bại (triệu chứng site đang bị tấn công)
- WordPres cập nhật phiên bản mới
- Theme cập nhật mới
- Plugin có cập nhật mới
- Có người liên hệ với bạn qua form liên hệ
Nếu bạn bán hàng bằng WooCommerce thì bạn chú ý chèn thêm các kênh thông báo sau:
- Có đơn hàng mới
- Tình trạng đơn hàng (đang xử lý, đã hoàn thành,…)
- Tình trạng hàng tồn kho
Tổng kết lại, bạn sẽ cần tạo trong Slack một số kênh trước khi cài đặt thông báo WordPress.
Xong, tiếp theo bạn sẽ cần kết nối Slack và WordPress bằng Incoming Webhook App của Slack.
Cuối cùng bạn chỉ cần tạo các thông báo ứng với kênh Slack tương ứng mà bạn đã tạo.
Bây giờ bạn chỉ còn ngồi chờ thông báo trên điện thoại hoặc máy tính với ứng dụng Slack mà thôi.
Slack có mặt trên Android, iOS, Mac và Window, bạn vào chợ ứng dụng để tải về sử dụng.
Lời kết…
Thông báo bằng Slack cực kỳ tiện lợi, mặc dù plugin hiện tại không cho chỉnh sửa nội dung thông báo nhưng ở bản cập nhật lớn kế tiếp sẽ ra mắt tính năng này.
Khi đó, bạn có thể dùng tiếng Việt để đội nhóm hiểu rõ hơn theo kịch bản thông báo của mình. Bên cạnh đó, chắc chắn sẽ có tính năng import và export mẫu nội dung thông báo cho bạn đem qua mọi website khác nhanh chóng.
Các dạng custom post tương tự như WooCommerce đều được hỗ trợ nên sẽ dùng hoàn hảo với mọi plugin khác ngoài chia sẻ ở trên.
Dù thông báo Slack hoàn toàn có thể thay thế thông báo email gửi bằng SMTP vì email SMTP còn dùng cho khách hàng hay người đọc. Bạn nên dùng song song cả hai là hoàn hảo nhất.
Nếu trong quá trình thực hiện bạn gặp khó khăn hãy để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận nhé!
